הנחיות לועדת ביקורת באגודה שיתופית

מס': א- הנחיות לועדת

                      הנחיות לועדת ביקורת באגודה שיתופית

בשל מורכבות הפעולות באגודה השיתופית מתחייבת נקיטת כל הצעדים האפשריים להבטחת היעילות המירבית וסידרי מבדק פנימי נאות של פעולות האגודה, זאת על-מנת להבטיח את האינטרסים ואת הזכויות של האגודה ושל חבריה.

כמו-כן עולים מידי פעם לכותרות מעשי שחיתות אלו או אחרים הפוגעים באינטרסים הכלכליים והחברתיים של האגודה, מכאן שיש לנקוט בפעולות למניעת התהוות מעשי שחיתות באמצעות חיזוק שומרי הסף.

בין שומרי הסף של מקבלי ההחלטות של האגודה נמצאים מבקר הפנים וועדת הביקורת הנחשבת "ככלב השמירה" של האסיפה הכללית על הפעולות וההתנהלויות של רשויות האגודה.

א.יש להבחין בשלושה סוגי ביקורת:

1. ביקורת חיצונית:

הנערכת על-ידי ברית פיקוח או רואה חשבון המבקר, בסוף כל שנת כספים של האגודה ומטרתה לבחון אם הדוחות הכספיים משקפים באופן נאות את מצב האגודה בהתאם לעקרונות חשבונאיים מקובלים. ביקורת זו היא פיננסית בעיקרה ומשקפת תמונת מצב ליום מסויים, 31/12 לכל שנה. ביקורת זו אינה ערוכה ואינה מסוגלת על-כן לעקוב אחר הנעשה בעסקי האגודה לאורך שנת הכספים. כמו-כן אינה מיועדת לאיתור מעילות וגניבות. היא נערכת לאחר המעשה, דבר המקשה על מניעת ליקויים או גילויים בהתאם.

2. מבקר פנים:

מאפיין בדרך כלל אגודות עם מורכבות ארגונית גדולה ומחזורי כספים גדולים.

מאפייני הבקרה הפנימית הם מכלול הפעולות והנהלים אשר באים להבטיח שמירה על שלמות הנכסים, על בקרה פנימית ומנהל תקין ועל שקיפות מדיניות הועד הכוללים בין השאר את הפרדת התפקידים, שחיקת בקרות, הרשאות חתימה, האצלת הסמכויות, רוטציה, מתן חופשות שנתיות, הוראות ונהלים בכתב, נהלי רישום עסקאות, רכישת טובין, מכרזים והצעות מחיר, דוחות ניהוליים ובקרה ניהולית.

מבקר הפנים כפוף, בדרך כלל, לועד ומתמנה על-ידו. עם מינויו מוציא לו הועד כתב מינוי שכולל את תחומי אחריותו, תקופת עבודתו והיקף משרתו, הסדרים כספיים, סדרי כפיפותו ודרכי הדיווח וכן את יחסי הגומלין בינו לבין ועדת הביקורת והגופים המבוקרים.  תפקידו לשמש כגוף המבקר של הועד. לעיתים מכפיפים אותו לועדת הביקורת ו/או מאשרים לועדת הביקורת להיעזר בשרותיו לביצוע עבודת הביקורת.

רצוי כי מינוי מבקר הפנים ייעשה בהתייעצות עם ועדת הביקורת של האגודה.

מומלץ כי מבקר הפנים יהיה מוסמך מטעם לשכת המבקרים הפנימיים בישראל, בעל נסיון והכשרה מוכחים בביקורת פנימית, בעיקר באגודות שיתופיות. מבקר הפנים לא יהיה חבר האגודה או קרוב משפחה של חבר וחבר לשעבר של האגודה. אין לו עיסוק שיכול ליצור ניגוד ענינים עם העסקתו כמבקר פנים של האגודה. הפסקת עבודתו תיעשה בהתאם להחלטת הועד ברוב מיוחד. במקרים מסויימים רשאי המבקר לדרוש להביא את סוגיית הפסקת עבודתו לדיון והחלטה של האסיפה הכללית.

יש להגן על מבקר הפנים מפני שרירות הלב של רשויות האגודה אותן הוא אמור לבקר. יש לשמור על עצמאותו ואי תלותו של מבקר הפנים בעת ביצוע עבודתו אחרת תיפגע חיוניותה וחשיבותה של עבודתו.

דו"ח המבקר יוגש בד בבד לועד ולועדת הביקורת.

ממצאי מבקר הפנים הם בגדר המלצה בלבד בפני הועד בעוד ממצאי ועדת הביקורת. הם בגדר המלצה בפני האסיפה הכללית.

ככלל רצוי כי ייקבעו הסדרי עבודה וחלוקת תפקידים וסמכויות בין מבקר הפנים לבין ועדת הביקורת.

מבקר הפנים לא יטפל ישירות בתלונות חברי אגודה אלא באמצעות ועדת הביקורת. המעקב אחר תיקון הליקויים כפי שעלו מדו"ח מבקר הפנים ייעשה על-ידי ועדת הביקורת של האגודה.

3. ועדת ביקורת:

מתפקידה של הועדה לבקר את עסקי האגודה ורשויותיה במשך כל השנה ובאופן שוטף.

הביקורת בעיקרה תיפעולית ומכאן גם חשיבותה הרבה. ביקורתה נעשית סמוך מאוד למועד הארוע ועל-כן אפקטיביות הערותיה עולה עשרת מונים על הביקורת החיצונית, בכך שניתן לתקן מבעוד מועד ליקויים שנתגלו מבלי שיגרם נזק בלתי הפיך לאגודה ובכך שניתן מבעוד מועד לאתר ולמנוע מעילות וגניבות.

יש לציין כמו-כן שעובדת הכרותה מקרוב את הנפשות הפועלות באגודה, את סידרי עבודת האגודה והנהלים הנהוגים באגודה, מקלה עליה את עבודת הביקורת לעומת הביקורת החיצונית.

ועדת  הביקורת  היא רשות מרשויות האגודה ונבחרת ישירות על-ידי האסיפה הכללית.

היא עצמאית בעבודתה וכפופה רק למרות האסיפה הכללית.  

ועדת הביקורת היא רשות רצונית זאת במידה ותקנון האגודה אינו מחייב את בחירתה.

ב. כשירים להיות חברים בועדת הביקורת:

1. מי שהוא חבר אגודה.

2. מי שאינו חבר ברשות מרשויות האגודה ובכלל זה חבר באחת מועדותיה.

3. מי שלא משמש כחבר בועדת קלפי.

4. מי שלא משמש כבעל זכות חתימה בשם האגודה.

5. מי שלא משמש בכל תפקיד ביצועי, מנהלי, כספי או חשבונאי בכל תחום מתחומי

   פעילות האגודה וחבריה הן בתוך האגודה והן מחוצה לה. 

6. מי  שחלות  עליו  עילות  הפסלות  לכהונה  בועד  האגודה  כפי  המעוגן בתקנות

   רשויות האגודה.

7. קרובי  משפחה  מדרגה  ראשונה  לא  יכהנו יחד בועדת הביקורת זולת אם ישאר 

   לכהן כחבר הועדה אחד מהם לאחר שהשאר התפטרו מרצונם. לא התפטרו השאר

   מרצונם, תוך  14  יום  מיום  בחירת  הועדה,  יחדלו לכהן אלה שקיבלו את מספר

   הקולות הנמוך ביותר מבין הנבחרים.

8. לא  יכהנו  בועדת  הביקורת חברים שהם קרובי משפחה מדרגה ראשונה לחברים

   שנבחרו לועד  האגודה , זולת  אם ישאר לכהן אחד מהם  לאחר שהשאר התפטרו

   מרצונם.

   לא  התפטרו, השאר  מרצונם, תוך  14 יום  מיום  בחירת הרשויות, יחדל לכהן זה

   שנבחר לועדת הביקורת.

9. נערכו  הבחירות  לשתי  הרשויות   (ועד וועדת ביקורת)  במועדים  שונים, ישאר

   לכהן אותו קרוב משפחה שנבחר במועד  המוקדם יותר, זולת אם  בחר  להתפטר

   מתפקידו מרצונו הוא.

10. חבר לא יוכל להגיש מועמדותו באותה עת לוועד ולועדת הביקורת.

ג.סגולות מומלצות לחברות בועדת ביקורת:

1. מכיר ומתמצא בהוראות סעיפי תקנון האגודה.

2. מכיר ומתמצא בהוראות סעיפי הפקודה, התקנות והצווים שהותקנו עפ"י הפקודה.

3. בקיא בהוראות החוק האחרות שיש להן השלכה על עבודת האגודה.

4. בקיא פחות או יותר בסוגיות משפטיות.

5. יש לו מושגים ראשוניים בהנהלת חשבונות.

6. בעל כושר בטיפול בבעיות אנוש ופתרון בעיות סבוכות.

ד. דרך בחירת ועדת ביקורת:

1. מספר חברי ועדת הביקורת לא יפחת משלושה ולא יעלה על חמישה.

2. תקופת   כהונת   ועדת   הביקורת   היא  כתקופת  הכהונה  של  הועד   בהתאם

   לתקנון  האגודה.

3. ועדת  הביקורת   נבחרת  ישירות  על-ידי  האסיפה  הכללית  בדרך  שבוחרים  

   ועד בהתאם לתקנון האגודה ותקנות רשויות האגודה.

ה.הדחת ועדת ביקורת:

אין להדיח ועדת ביקורת מכהונתה אלא בשני המקרים הבאים:

1. אם השתכנע הרשם, לאחר שערך חקירה עפ"י סעיף 43 לפקודה, כי הועדה אינה

   פעילה, מזניחה  את  עניני האגודה, או פועלת שלא כדין או חורגת מסמכויותיה

   רשאי   הוא   להורות  על  כינוס  אסיפה  כללית  מיוחדת  לבחירה  מחדש  של

   ועדת הביקורת.

2. אם  השתכנע  הרשם, לאחר שערך חקירה עפ"י סעיף 43 לפקודה, כי דרך בחירת

   הועדה הייתה שלא כדין.

3. התפטרות ועד האגודה אינה  מביאה  בעקבותיה  את התפטרות ועדת הביקורת.

4. התפטרות   יו"ר   ועדת   הביקורת   או  חבר  אחר  של  הועדה,  אינה   מביאה

   בעקבותיה להתפטרות שאר חברי הועדה.

   במידה  ונבחרו  ממלאי  מקום  יבוא  במקומם המועמד שקיבל את מירב הקולות.

   אם  אין  ממלאי  מקום  יש  לכנס  את האסיפה הכללית בכדי להשלים את מספר

   חברי  הועדה.

   התפטרות  כל חברי הועדה מביאה בעקבותיה לבחירת ועדת ביקורת חדשה.

5.  מינוי  ועד  ממונה  לאגודה  אינו  מביא  בעקבותיו  למינוי ועדת ביקורת אחרת.

    ועדת  הביקורת המכהנת ממשיכה  ומכהנת  עד לתום  הקדנציה  החוקית  שלה

    בהתאם לתקנון האגודה.  אולם  רשאי  הרשם  להורות על בחירת ועדת ביקורת              

    חדשה.

    ועדת הביקורת כאמור תדווח על פעולותיה וממצאיה לרשם.

ו.תפקידי ועדת ביקורת:

1. בדיקת  פעולות  האגודה  בכל  התחומים  בהם  עוסקת האגודה ובכלל זה בדיקת

   רשום נכון ובזמן של הפעולות החשבונאיות.

2. בדיקת ניהול נכסי האגודה והתחייבויותיה ובכלל זה דרכי שמירת הרכוש, החזקת

   הכספים ואופן השקעתם.

3. בדיקת  המבנה  הארגוני  של האגודה ומתן המלצות בהתאם, לגבי יעילות המבנה

   הארגוני והצורך בהכנסת שינויים בו.

4. שמירה על טוהר המידות של נבחרי האגודה ועובדיה.

5.  בדיקת תקינות פעולות רשויות האגודה והחלטותיה כולל ועדות משנה הנבחרות 

    על-ידי  הועד, ועדות  אד-הוק  הנבחרות ע"י האסיפה הכללית ובכלל  זה  בדיקת

    תקינות ספרי הפרוטוקולים  ומסמכים  אחרים  אשר האגודה מחוייבת  בניהולם   

    עפ"י דין.

6.  בדיקת פעולות התאגידים בהם שותפה האגודה ב- 51% ומעלה מהון המניות של

    אותו התאגיד זאת במידה ובאותם התאגידים לא נבחרה ועדת ביקורת.

7.  בדיקה ופיקוח על יישום החלטות רשויות האגודה.

8.  קבלת תלונות חברים ובדיקתן. על  הועדה  להודיע על  ממצאיה  לחבר המתלונן

    ולועד האגודה.  במסגרת  הממצאים  עליה  לקבוע   את  עמדתה  לגבי  התלונה   

    ולדרוש  לתקן  הליקויים  וליישמם  ואם  יהיה  צורך  תבקש  את כינוס האסיפה

    הכללית.  על  ועדת  הביקורת  להכין דו"ח תקופתי על הטיפול בתלונות החברים  

    ולהביאו לאסיפה הכללית  במסגרת הדו"ח השנתי שלה.

9.  מחובת  ועדת  הביקורת  למסור דו"ח על פעולותיה לאסיפה הכללית אחת לשנה

    ולא יאוחר מ- 3 חודשים מתום השנה.

    הדו"ח  ייחתם  על-ידי כל חברי  הועדה  ובאין  הסכמה ביניהם יהיה הדו"ח  תקף

    אם חתמו עליו רוב חברי הועדה.

    בטרם מסירת  הדו"ח  לאסיפה על  הועדה  להעבירו, 30  יום לפחות  לפני כינוס

    האסיפה,    לידיעת  הועד  על-מנת  שהועד  יוכל  להגיב  על  תוכן  הדו"ח  בפני

    הועדה  ולהכין   מראש   את  תגובתו שתימסר לאחר מכן באסיפה הכללית.

10.לועדת  הביקורת  אין  תפקיד  ביצועי  וכל  עבודתה  מתמקדת  אך  ורק  בנושא

    הפיקוח והביקורת.

11.ועדת הביקורת לא  תבדוק: 

    א. פעולה שיפוטית או מעין שיפוטית.

    ב. ענין התלוי ועומד בערכאה שיפוטית או מעין שיפוטית.

    ג. ענין שערכאה שיפוטית או מעין שיפוטית הכריעה בו לגופו.

    ד. ענין הנמצא בחקירה משטרתית.

    ה. תלונה שהופנתה אליה ואשר נמצאה כי הגשתה היא לא בתום לב.

    ו. תלונה שהוגשה באופן אנונימי אלא אם הועדה תקבע אחרת.

    ז. עבר פרק זמן סביר שנקבע על-ידי הועדה.

ז.דרכי פעולת ועדת ביקורת:

1.  דרכי עבודת ועדת הביקורת תהיה כדרך עבודת הועד בשינויים המחוייבים.

2.  לועדה חייב שיהיה יו"ר שידאג לכינוס הועדה לפחות אחת לחודש ולרכז את                    עבודתה. ישיבות הועדה תהינה סגורות בפני חברי האגודה.

3.  רצוי כי מבקר הפנים יקח חלק בדיוני הועדה על פי הזמנתה.

4.  הועדה  רשאית  להזמין  לדיוניה  כל  חבר  אגודה,  חבר  ברשויות  האגודה,  כל   

    שכיר משכירי האגודה והם חייבים להופיע בפניה.

5.  היו"ר  יהיה  אחראי על חלוקת התפקידים בין שאר חברי הועדה וכן על אופן      הכנת תכנית הביקורת וביצועה.

6.  ככלל  טוב  שעבודת  ועדת  הביקורת  תתבסס על תכנית עבודת תקופתית (רצוי

    לשנה)  מסודרת  ומגובשת  מראש  תוך  פתיחות  לשינויים  והתאמות הנדרשות

    בתכנית, אגב ביצוע העבודה או עקב צרכים ומטלות משתנים.

    רצוי כי תהליכי הביקורת ייעשו עפ"י הסדר הבא:

    סקר ראשוני,  תכנית עבודה, עבודת שטח, הסקת מסקנות וכתיבת דו"ח.

    כמו-כן יש לקיים מעקב אחר תיקון ליקויים שנתגלו בביקורת.

7.  על ועדת הביקורת להבחין בין שני סוגי ביקורת:

    א. ביקורת שוטפת – כאמור בסעיף קטן 5 שלעיל.

    ב. ביקורת פתע – הנערכת  מידי  תקופה  והכוללת  את  הקופה  הקטנה, חשבון

        המזומנים, עבודת מנהל חשבונות האגודה ושאר שכיריה.

8.  בכל מקרה,  מועדי  הביקורת  השוטפת  ותדירות  ביקורות  הפתע חייב שיתואם 

    מראש בין יו"ר ועדת הביקורת לבין יו"ר הועד.

9.  על  ועדת  הביקורת  לעבוד  כחטיבה  אחת. אל  לו לחבר ועדה להחליט על דעת

    עצמו לנקוט בפעולות עצמאיות ובניגוד להחלטות הרוב בועדה.

    חבר  ועדת  הביקורת  לא  יפרסם  בפומבי,  באופן  ישיר  או עקיף או באמצעות

    חבר אחר את דעותיו האישיות  ו/או  את בקורתו האישית על מעשיו, החלטותיו   ודיוניו של הועד או כל רשות אחרת של האגודה.

10. אין  לועדת  הביקורת  הסמכות  לפנות  ישירות  לשכירי  האגודה  אלא בתאום

     מראש עם יו"ר הועד. (להוציא במקרה של ביקורות פתע)

11. ועדת   ביקורת   רשאית   לבקר   ולעיין   במסמכי   האגודה   במקום  הימצאם

     בתחומי  האגודה. אין  היא  רשאית  לבקש  למוסרם  לידה  או  לצלמם.

12.במקרה של אי מסירת מידע או מסמך מסויים לרשות ועדת הביקורת יכריע בדבר

    רשם האגודות השיתופיות.

13.על   ועדת   הביקורת  לנהל   ספר  פרוטוקולים  ולרשום  בו  את  דיוני  הועדה 

    וההחלטות  שניתקבלו. 

14. ועדת  הביקורת  תהיה עצמאית  בביצוע  עבודתה שתנוהל על- ידה על פי מיטב

    שיקוליה המקצועיים ותוך גישה ענינית ובלתי תלויה.

15. אין לועדת הביקורת הסמכות להתערב בהכנת תקציב האגודה. את הסתיגויותיה

     אם ישנן, עליה להגיש לועד ולאסיפה הכללית.

16. ועדת  הביקורת  רשאית  לצורך  מילוי  תפקידה  לבקש  לתקצב  את  פעילותה

     במסגרת תקציב האגודה המובא לאישור האסיפה הכללית.

17. ועדת  הביקורת  תפעל  במסגרת  סמכויותיה על-פי שיקולים עניניים בלבד ללא

     שיקולים זרים או שיקולים פסולים וללא ערוב אינטרסים אישיים.

18. על  חבר  ועדת   הביקורת  חלה  חובת   הסודיות   באשר  לביקורת   שעשתה

     וממצאיה  למעט  חובת  הדיווח  לגופים  המתאימים   (ועד,  האסיפה  הכללית,

     ברית הפיקוח או רואה חשבון המבקר ורשם האגודות). כמו-כן חלה עליו החובה   

     שלא להשתמש במידע  שברשותו  לענין  תביעות  חברים  הנמצאים בסכסוכים  

     משפטיים נגד האגודה.

19. במידה  וחבר  ועדת  ביקורת  נמצא  בהליכים משפטיים נגד האגודה, עליו יהיה

     לחתום  על  כתב  התחייבות  בו  הוא  מצהיר  ומתחייב  שלא להשתמש במידע

     המגיע לו בתוקף תפקידו כחבר הועדה וכן לאחר הפסקת חברותו.

20. ועדת  הביקורת  אינה  גוף  בעלת  סמכויות  ביצועיות  ומכאן  שאין  בסמכותה 

     לכנס אסיפות כלליות, אך שמורה לה הסמכות לדרוש את כינוסה מאת הועד.

     סירב הועד לעשות כן, תפנה הועדה למשרד הרשם.

21. ועדת הביקורת לא תשתתף בישיבות הועד, אך  רשאית  היא  לזמן ישיבת  ועד

     לדיון בנושאים ספציפים בהתאם להחלטתה.

22. ועדת הביקורת מתפקידה לבקר את  הרשויות  הנבחרות  של  האגודה  בתקופת

     כהונתה בלבד.    

23. לכל היותר רשאית היא לבקר בדיעבד קדנציה קודמת אחת של רשויות האגודה.

24. כל בדיקה מעבר  לכך  חייבת  התייעצות  וקבלת  חוות דעת מאת משרד הרשם.                                      

25. ועדת  הביקורת רשאית להעזר במשרד הרשם הן במסגרת  פעולותיה  השוטפות

     והן  באותם  המקרים  שאינה  זוכה  לשתוף  פעולה  מצד  ועד האגודה.

26. חובה על ועדת הביקורת לדווח למשרד הרשם על הפעולות של האגודה, נבחריה

     ושכיריה  אשר  הגיעו  לידיעתה והנראות לה כפעילות שיש בהן חריגה מהותית   

     מנהלים תקינים והמנוגדות לחוק.        

27. ועדת  הביקורת  רשאית  להיעזר  בשירותי  רואה  חשבון  המבקר  של  האגודה  

     היכן שמדובר בנושאים חשבונאיים/כספיים.

                                                                   בכבוד רב,

                                                                    אילן רונן

                                                            מנהל תחום הפיקוח

                                                    ועוזר רשם האגודות השיתופיות